情報を正確に伝える方法

webデザイナーのヤクシジです。

広告もwebサイト(ホームページ)も本質的には「情報を伝える」ためものである、ということだと思うのですが、今回は「情報を伝える」という事について少し掘り下げてみたいと思います。


普段誰かと会話をするというのも、お互いに情報を伝えあって成り立っています。そんな中で大事なのが「すれ違い」や「誤解」を防いで「情報を正しく伝える」ということだと思います。

そこで、より良い情報伝達のワイヤーフレームとして、ご存知の方も多いかと思いますが「5W1H」があります。

ビジネスシーンでもよく使われ、私自身も普段できるだけ意識するようにしています。(※できるとは言ってない)

5W1Hとは

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)

として情報の伝達ポイントをまとめられたものです。


例えば「部下の山本さん(仮称)へ資料作成の仕事を指示する」という場合に

パターン1:山本さん、〇〇の企画資料を作成してください

と伝えるだけではあまりに内容が不明瞭ですね。
「誰が、何をする」という情報しかありません。

これでは、山本さんは「なんのために」「どのように」「いつ(いつまでに)」というのが不明瞭なため、よくわからないまま仕事を進めなくてはいけません。

パターン2:山本さん、明後日までに、交渉中のクライアントのA社に提出するための、〇〇の企画資料を、画像やグラフを用いたカラー10P程度で、作成してください。

パターン2では、
いつ:明後日までに(when要素)、
なんのために:交渉中のクライアントのA社に提出するための(why要素)
どのように:画像やグラフを用いたカラー10P程度で(how要素)

という情報が加わることでより詳細に伝わるかと思います。
(今回のケースは「どこで」というのは「会社で」となりますので除外しています。)

この5w1hは情報の伝達だけでなく、マーケティングや立案時などにも用いられます。

さらに発展した5W2Hというものもあります。

  • いつ(When)
  • どこで(Where)
  • だれが(Who)
  • なにを(What)
  • なぜ(Why)
  • どのように(How)
  • いくらで/いくつで(How much/How many)

「いくらで」または「いくつで」という”金額や個数の情報”が加わることでよりビジネスに則したものになります。

例えば「化粧品メーカーが自社の新商品の発売について説明する」という場合に

パターン1:当社ブランドXXの新商品「〇〇」が発売します。定価は2,980円です。

このように商品の説明をした場合、発売するという事実と値段はわかりますが、一体どんな商品で、どこで買えるのかもわかりません。

もう少し詳しく説明する場合は

パターン2:10月15日に全国の百貨店・直営店で当社ブランドXXの新商品「〇〇」が発売します。
乾燥肌に悩む20代の女性がターゲットの、スキンケア用美容液です。
1本75ml入りで定価は2980円です。

といった感じでしょうか。
もうお解りかと思いますが、

いつ:10月15日に
どこで:全国の百貨店・直営店で
だれが:(当社が)
なにを:当社ブランドXXの新商品「〇〇」
なぜ:乾燥肌に悩む20代の女性をターゲット
どのように:スキンケア用美容液(として)
いくらで/いくつで:1本75ml入りで定価は2980円

と分解できるかと思います。
パターン1と比べてどんな商品なのか、いつどこで手に入るのかがわかりますね。

普段の会話でも何も考えずに言葉にして説明するよりも、5W1H(5W2H)を意識してから言葉にすることで、より具体的に相手に意図が伝わり、コミュニケーションがより円滑になります。

「どこで?」とか「それは誰がやるの?」などの不要な聞き返しも減りますね。

ともかく、より相手に分かりやすい、理解しやすい言葉で伝えようとするという事がコミュニケーションに大事なのだと思います。

良ければぜひ取り入れて見てくださいね。


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