情報を正確に伝える方法
webデザイナーのヤクシジです。
広告もwebサイト（ホームページ）も本質的には「情報を伝える」ためものである、ということだと思うのですが、今回は「情報を伝える」という事について少し掘り下げてみたいと思います。
普段誰かと会話をするというのも、お互いに情報を伝えあって成り立っています。そんな中で大事なのが「すれ違い」や「誤解」を防いで「情報を正しく伝える」ということだと思います。
そこで、より良い情報伝達のワイヤーフレームとして、ご存知の方も多いかと思いますが「5W1H」があります。
ビジネスシーンでもよく使われ、私自身も普段できるだけ意識するようにしています。（※できるとは言ってない）
5W1Hとは
- いつ（When）
- どこで（Where）
- だれが（Who）
- なにを（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
として情報の伝達ポイントをまとめられたものです。
例えば「部下の山本さん（仮称）へ資料作成の仕事を指示する」という場合に
パターン1：山本さん、〇〇の企画資料を作成してください
と伝えるだけではあまりに内容が不明瞭ですね。
「誰が、何をする」という情報しかありません。
これでは、山本さんは「なんのために」「どのように」「いつ（いつまでに）」というのが不明瞭なため、よくわからないまま仕事を進めなくてはいけません。
パターン2：山本さん、明後日までに、交渉中のクライアントのA社に提出するための、〇〇の企画資料を、画像やグラフを用いたカラー10P程度で、作成してください。
パターン2では、
いつ：明後日までに(when要素)、
なんのために：交渉中のクライアントのA社に提出するための(why要素)
どのように：画像やグラフを用いたカラー10P程度で(how要素)
という情報が加わることでより詳細に伝わるかと思います。
（今回のケースは「どこで」というのは「会社で」となりますので除外しています。）
この5w1hは情報の伝達だけでなく、マーケティングや立案時などにも用いられます。
さらに発展した5W2Hというものもあります。
- いつ（When）
- どこで（Where）
- だれが（Who）
- なにを（What）
- なぜ（Why）
- どのように（How）
- いくらで/いくつで（How much/How many）
「いくらで」または「いくつで」という”金額や個数の情報”が加わることでよりビジネスに則したものになります。
例えば「化粧品メーカーが自社の新商品の発売について説明する」という場合に
パターン1：当社ブランドXXの新商品「〇〇」が発売します。定価は2,980円です。
このように商品の説明をした場合、発売するという事実と値段はわかりますが、一体どんな商品で、どこで買えるのかもわかりません。
もう少し詳しく説明する場合は
パターン2：10月15日に全国の百貨店・直営店で当社ブランドXXの新商品「〇〇」が発売します。
乾燥肌に悩む20代の女性がターゲットの、スキンケア用美容液です。
1本75ml入りで定価は2980円です。
乾燥肌に悩む20代の女性がターゲットの、スキンケア用美容液です。
1本75ml入りで定価は2980円です。
といった感じでしょうか。
もうお解りかと思いますが、
いつ：10月15日に
どこで：全国の百貨店・直営店で
だれが：（当社が）
なにを：当社ブランドXXの新商品「〇〇」
なぜ：乾燥肌に悩む20代の女性をターゲット
どのように：スキンケア用美容液（として）
いくらで/いくつで：1本75ml入りで定価は2980円
と分解できるかと思います。
パターン1と比べてどんな商品なのか、いつどこで手に入るのかがわかりますね。
普段の会話でも何も考えずに言葉にして説明するよりも、5W1H（5W2H）を意識してから言葉にすることで、より具体的に相手に意図が伝わり、コミュニケーションがより円滑になります。
「どこで？」とか「それは誰がやるの？」などの不要な聞き返しも減りますね。
ともかく、より相手に分かりやすい、理解しやすい言葉で伝えようとするという事がコミュニケーションに大事なのだと思います。
良ければぜひ取り入れて見てくださいね。
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